【現役の金融事務員が解説】事務ミスを減らす工夫は？向いていないと落ち込まなくて大丈夫

• いつも気をつけるのに事務ミスをしてしまう
• ミスを繰り返してしまう私、事務職に向いていないのかも
• もし、事務ミスをしたらどう対処すればいいの？

事務職の人がミスをするのには、いくつか条件があります。事務ミスが起こりやすい条件や環境を理解しておけば、事前にミスを防げます。この記事では、金融業界での事務を10年以上経験した私が、ミスを防ぐ対策方法を解説します。

ミスをしたときにとるべき行動も紹介するので、ぜひ参考にしてください。事務ミスを防ぐスキルを身につけて、自信をもって働けるようになりましょう。

事務ミスを防ぐためには「常に疑いの目をもちながら、ルール通りに処理をする」ことが大切です。気がかりなことがある、ほかの業務を抱えているなど、目の前の仕事に集中できない環境は事務ミスが起きやすいです。ただ、人間は誰でも間違えます。落ち込み過ぎず、万が一ミスをしてしまったときには正直にかつ早めに上司へ相談しましょう。反省を活かして再発防止策に取り組むことが、事務のスキルアップにつながりますよ。

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事務ミスを起こさないためにできる対策

事務ミスを起こさない対策を7つ紹介します。

焦っている自分に気がつく、そして深呼吸

事務の仕事で“焦り”は最大の敵です。焦りを自覚しないまま進むと、普段ならありえないような見落としや操作ミスをしかねません。もし、電話が鳴り止まなかったり、急ぎの依頼が重なったりして心がざわついたら、思い切って3秒だけ手を止めて深呼吸をしてみてください。冷静な自分を取り戻せるはずです。

工程が多い作業はいつも同じ流れで進める

工程の多い作業は「自分なりのルーティン」を決めて、常に同じ順番で進めると事務ミスを防げます。そのときの気分や目に入った順に手をつけると、どこまで終わっているのかわからず、抜け漏れが発生しやすくなるからです。

たとえば、A〜Fの確認項目がある書類チェックをイメージしてください。

​ミスをしやすいやり方

「A→C→F…」とバラバラな順で確認すると、途中で声をかけられたら「次どこだっけ？」と迷子になり、チェック漏れの原因となります。

ミスをしないやり方

「必ずAから順にFまで進む」と決めて処理すれば、間が抜けるリスクを減らせます。

慣れるまでは手順をメモに書き出し、一つずつ進めるのがおすすめです。

「何かおかしい」は本当に違うかもと疑う

少しでも違和感を感じたら、いったん手を止めましょう。「何かおかしい」という直感は、ミスが起きているサインの可能性が高いです。「まあ、大丈夫だろう」とそのまま進めると、大きなトラブルにつながるケースもあります。

いつもと違うと思ったら、その場でマニュアルを見返したり、周囲に相談したりしてミスを未然に防ぎましょう。

机上は常に整理整頓しておく

デスクは常にきれいにしておきましょう。机を整えるだけで、紛失や誤封入といったケアレスミスは軽減できます。どれだけ注意していても、電話や急な相談で集中力は途切れるものです。

ミスを防ぐために、以下の2つをルール化しましょう。

「今やるべきこと」だけを視界に入れると、脳の疲労も軽減されます。机の上をスッキリ整える習慣で、ミスを防ぎましょう。

処理を中断したら最初からはじめる

作業を中断したときは、最初からやり直します。途中で手を止めると、どこまで進めたかの記憶が曖昧になり、事務ミスが起きやすくなるからです。

たとえば、5件の入力を進めている際、2件目を入力する前に電話を取ったとします。再開するときに「3件目からだ」と思い込み、3件目から入力してしまうのはよくあるミスです。

ほんのちょっとの確認が、ミスをしたときの大きな時間ロスを防ぎます。

ショートカットキーを使いこなす

ショートカットキーを使いこなすと、入力ミスを減らせます。クリックや入力などの動作が減り、事務処理そのものに集中できるからです。

​とくに商品名や人名などの固有名詞は、手で入力せず「Ctrl＋C（コピー）」と「Ctrl＋V（貼り付け）」を使います。

もし誤ってデータを消してしまっても「Ctrl＋Z（もとに戻る）」をすれば大丈夫です。定期的に「Ctrl＋S（保存）」をすれば、保存せずに閉じても最初からやり直しにはなりません。

声出し・指差し確認

ミスを確実に減らしたいなら、声出し・指差しで確認しましょう。目で追うだけの確認よりも、一つひとつの項目をていねいにチェックできるからです。

​声出し・指差し確認は医療や交通など、高い正確性が求められる現場で採用されています。

とくに仕事に慣れていない人にとっては、周囲のサポートも事務ミスを防ぐための重要なポイントです。中途社員の教育体制はどうなっているのかを知るためには、リアルなフォロー体制を教えてもらえるエージェントが便利です。

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事務の仕事でミスをする原因

事務の仕事でミスをしてしまうのには原因があります。

複数の業務を抱えているから（マルチタスク）

複数の仕事を同時に抱えるマルチタスクは、ミスが起こりやすいです。交互に仕事を進めると、そのつど思考の切り替えが必要です。 一つの業務に集中できず意識が分散するため正確さに欠けてしまいます。

書類作成中に電話対応が入って再開するときに、どこまで確認したかを忘れて、チェック漏れにつながるケースも少なくありません。

「マルチタスクはミスが起きやすい」と自覚し、忙しいときにはメモを取って優先順位を決めるなど工夫をしましょう。

業務に慣れているから

業務に慣れてきたときこそ事務ミスが発生しやすいタイミングです。仕事に自信がつくことで緊張感が薄れ、無意識のうちにチェックが甘くなっているからです。

たとえば、毎日扱う書類の不備チェックで「いつも間違っていないから大丈夫」と思い込み、確認を怠ってしまった経験はありませんか。

仕事に慣れたときほど「もしかしたら間違っているかも」と常に疑いの目をもちましょう。

思い込みをもっているため

事務職のミスで多いのが「きっと〜だろう」という思い込みです。業務に慣れてくると、無意識に「あ、いつものパターンだな」と脳が判断して、小さな違いを見落としやすくなります。

このような似ている数字や漢字は、思い込みがあると素通りしてしまいます。

「正しい」と思い込んでいる状態では、どれだけ丁寧にチェックしていても誤りに気がつくのは難しいのです。

ほかに気がかりなことがある

プライベートで気がかりなことがあったり、頭の中に別の案件があったりすると、事務ミスを起こしやすいです。人間の脳は、1か所にしか注意を向けられないからです。参照：Orienting of attention.

​もし気がかりなことがあるときは、一度メモに書き出して頭の外へ出しましょう。目の前の作業に100％集中できる環境を整えることがミスを防ぐコツです。

事務ミスをした場合の対処法

万が一ミスをしてしまっても、取り返せる可能性はあります。ここでは、ミスをしてしまったときの対処法を紹介します。

できるだけ早く上司に報告する

事務ミスが発覚した際は、まず「できるだけ早く上司へ報告する」が鉄則です。すぐに共有すれば、被害を最小限に抑えられます。

「怒られるのが怖い」と先延ばしにするほど、問題が大きくなり、取り返しのつかない事態に発展しかねません。

​たとえば、書類の送付ミスも直後であれば発送を止められますが、翌日では手遅れになります。早めの相談は、結果的にあなた自身を守ることにもつながります。

嘘をつかない、ごまかさない

事務ミスを報告するときは、起きたことをありのまま話します。怒られるのを恐れて、自分の都合がいいように話すと、あとから矛盾が生じて帳尻が合わなくなります。

たとえば、自分の確認不足によるミスを「あの人の指示の仕方が悪かった」と、他人のせいにすれば、本当の原因が特定できません。その結果、誤った再発防止策がとられて、同じミスを繰り返す可能性があります。

迷惑をかけた関係者へ謝罪する

自分がミスをして迷惑をかけてしまったら、関係先への謝罪はなるべく早めにしましょう。

​お客さまへの対応は、事前に上司の指示を仰いでから行うのが鉄則です。焦って自己流の方法で謝罪すると、説明不足や言葉の行き違いから、かえって大きなクレームにつながる恐れがあります。

​すばやく誠実に対応すれば、誠意が伝わって事態を円満に解決できるはずです。

ミスした原因を明確にする

ミスをした原因を明確にさせましょう。二度と同じミスをしないためです。

• 処理のフローに問題があったのか
• 思い込みで判断しなかったか
• 複数の業務を並行していなかったか
• チェック体制に問題はなかったか

焦りが原因なら一度深呼吸する、不安が原因なら「すぐに相談するといった具体的な対策を立てましょう。自分で解決できる小さなミスも分析すれば、大きなトラブルにならずに済みます。

自分なりのルールをつくると、確実な事務処理ができるだけではなく、自信にもつながります。

落ち込みすぎない

ミスをしても落ち込みすぎないようにしましょう。間違えない人はいません。ミスをした悔しさや痛い経験を忘れずに「次からは絶対に間違えないぞ」という強い意志をもって仕事に向き合えば大丈夫。

反省を活かして、どうすれば良かったのか、なぜミスが起きたのか、今後ミスを起こさないためにどうすればいいのかを考えましょう。

ミスを起こさない事前対策と発生したときの対処法を身につけましょう

ミスは誰にでもあるものです。ミスを恐れすぎず「起こさないための事前対策」と「起きたときの対処法」を正しく身につけることが大切です。

まずは、事務ミスが起きやすい条件を把握しましょう。

• 「今はマルチタスクで注意が散っているな」
• 「慣れで確認が甘くなっているかも」

と、自分の状況を客観的に知るだけで、ミスを未然に防げる確率はぐっと高まります。

もし、今の仕事で事務ミスが続いてつらいときは、仕事内容や職場環境が合っていない可能性があります。仕事内容や求められるスキルなど、あなたの適性に合った環境を見つけることで、もっとあなたの力を発揮できる職場に出会えるはずです。

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